Planejar uma corrida de 5 km, 10 km ou outra corrida é uma experiência gratificante. Os eventos arrecadam dinheiro e trazem consciência para sua organização sem fins lucrativos ou causa favorita - mas eles exigem muito esforço para serem coordenados. Lembre-se dessas dicas da próxima vez que organizar uma corrida e se sentirá confiante quando o tiro de partida disparar.
Comece com o básico
Há mais trabalho envolvido do que a maioria dos diretores de corrida iniciantes imagina, então comece a planejar com antecedência.
- Construa uma equipe de liderança com indivíduos flexíveis, responsáveis, apaixonados e motivados. Considere pedir a ajuda de alguém com experiência em organizar uma corrida. Dica genial : Coordenar comitês com um cadastro. AMOSTRA
- Reúna sua equipe e comece a planejar cerca de seis meses antes do dia da corrida, se for a sua primeira vez. Corte um pouco essa linha do tempo se você já tiver um bom sistema instalado.
- Determine seus objetivos. Você tem uma meta de arrecadação de fundos em mente? E quanto ao número de participantes? Seja o mais específico possível.
- Encontre um curso que seja cênico e divertido. Evite estradas de tráfego intenso para a segurança de seus corredores e as despesas adicionais de pagar policiais locais para cumprir dever de trânsito. Considere um greenway ou um office park, que estará quase vazio nos fins de semana.
- Defina a data, que será parcialmente determinada pela disponibilidade do local. Lembre-se de que o início da manhã é o melhor para a maioria das corridas.
Faça seu orçamento valer
Se sua corrida também é uma arrecadação de fundos, você certamente não quer perder dinheiro. Lembre-se dessas dicas.
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- Defina um orçamento realista, eliminando as necessidades. Isso orientará sua decisão quanto aos custos de registro e patrocínios do corredor.
- Rastreie suas despesas e atualize suas finanças à medida que avança para garantir que seu orçamento não seja estourado.
- Comece a solicitar patrocínios. Lembre-se, se esta for sua primeira corrida, você pode não encontrar uma única organização para doar uma grande quantia em dinheiro. É mais provável que um grupo de doadores menores se reúna para ajudá-lo a atingir seus objetivos.
- Faça uma lista de patrocinadores em potencial que você deseja atingir. Inclua lojas de atletismo, restaurantes locais, pequenas empresas e grandes corporações em sua comunidade.
- Pesquise políticas de doações corporativas para grandes empresas que você deseja atingir e determine quem é a pessoa certa. Marque uma reunião e traga seu formulário de isenção de impostos do IRS. Comunique claramente os benefícios que obterão com o patrocínio.
- Peça doações de garrafas de água ou outros presentes, como barras energéticas e protetor solar, se as empresas não quiserem se inscrever como patrocinadores monetários. Dica genial : Configurar uma lista de itens desejados online ajudará as empresas locais a conhecer maneiras alternativas de ajudar. AMOSTRA
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Espalhe a palavra: recrute corredores e voluntários
Comece sua campanha publicitária três meses após o dia da corrida e certifique-se de que seu processo de registro esteja pronto quando você começar a publicá-la.
- Aumente sua exposição a grupos direcionados em lojas de atletismo, academias, centros comunitários e parques pendurando panfletos.
- Envie um e-mail para sua lista de discussão. Anuncie no seu site e promova regularmente nas redes sociais para ganhar mais participantes.
- Promova seu evento para a mídia local para ter certeza de que está no radar deles para listagens de eventos.
- Participe de outras corridas locais - especialmente aquelas com objetivos semelhantes - alguns meses antes do seu evento e peça permissão para distribuir panfletos ou colocá-los em bolsas de corrida.
- Comece a procurar voluntários entrando em contato com a rede de sua organização. Você pode promover oportunidades facilmente ao criar uma inscrição online para preencher vagas de voluntariado. AMOSTRA
- Tenha mais voluntários disponíveis do que você precisa, caso alguém adoeça ou tenha uma emergência familiar. Faça uma reunião de voluntários uma semana antes do seu evento para designar tarefas e horários de chegada.
- Inclua estas estações de voluntários indispensáveis para o seu dia de corrida: configurar e limpar, mesa de registro, mesa de check-in da corrida, mesa de check-in de voluntários, monitores de percurso, estações de água, linha de chegada, estação de primeiros socorros e fotógrafo.
Considere a logística do dia da corrida
Arregace as mangas e dê total atenção aos detalhes essenciais se quiser um evento de sucesso. Você já pensou em todos esses itens?
- Obtenha licenças de localização e seguro.
- Meça o curso com precisão.
- Descubra a configuração do sistema de temporização.
- Localize relógios visíveis e marcadores de milhas ao longo do curso.
- Configure sistemas de registro - online e em papel. Ver mais.
- Desenhe e encomende t-shirts.
- Faça o pedido de banners de linha de início e fim
- Planeje sinalização para inscrições, check-in, estandes de patrocinadores, estacionamento, banheiros e agradecimento aos patrocinadores.
- Determine lanches pré e pós-corrida e sacolas de guloseimas.
- Planeje sua área de estacionamento.
- Peça Port-a-johns, se necessário.
- Marque o percurso claramente com cones, bandeiras e sinais.
- Encontre mesa e cadeiras para check-in, estações de registro e estandes de patrocinadores.
- Configure para paradas de água.
- Planeje mostrar os resultados do dia da corrida com seu sistema de cronometragem.
- Proteja um sistema PA.
- Planeje um sistema de comunicação entre sua equipe para o dia da corrida.
- Peça quaisquer prêmios e / ou medalhas que você vai dar. Alugue uma mesa se você planeja exibi-la.
Garantir a segurança do evento
A preocupação mais importante é a segurança de todos os participantes. Lembre-se, se todos chegarem à linha de chegada com segurança, será um evento de sucesso. Considere as seguintes sugestões de segurança para ajudar a eliminar riscos potenciais.
- Colete isenções de participantes para proteger sua organização contra acidentes. Consulte um advogado sobre essa etapa importante e tenha sua renúncia em vigor antes do início do registro.
- Caminhe e corra o percurso antes do dia da corrida para identificar perigos potenciais ou outros problemas.
- Marque o percurso claramente com cones, bandeiras e placas na véspera da corrida.
- Os voluntários da estação em cada turno, para que os participantes permaneçam no curso.
- Certifique-se de que o controle de tráfego esteja presente, para que nenhum veículo possa acessar o percurso.
- Crie uma política meteorológica em caso de condições adversas que signifiquem que você precisa cancelar ou adiar.
- Estocar água em todo o curso. Planeje para mais água se a previsão do tempo estiver mais quente do que o normal.
- Garanta uma presença médica para segurança do corredor. O seguro de responsabilidade ditará o que você precisa aqui e provavelmente exigirá a presença de uma equipe médica treinada, como EMTs com um veículo de emergência.
- Eduque os voluntários com quem eles devem entrar em contato em caso de emergência.
Plano para detalhes pós-corrida
Não acabou quando o último corredor cruzou a linha de chegada. Ter um bom plano depois disso ajudará a garantir que as pessoas voltem no próximo ano.
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- Distribua prêmios para os melhores colocados em suas categorias de idade, bem como para a pessoa que arrecadou mais dinheiro, se esse for o foco de seu evento.
- Certifique-se de que todos os sinais foram removidos. Guarde qualquer um que possa ser usado no evento do próximo ano.
- Envie notas de agradecimento o mais rápido possível - para voluntários e patrocinadores. Considere um e-mail de agradecimento aos corredores que também participaram. Não se esqueça de incluir detalhes da corrida, como o número de participantes e quanto dinheiro foi arrecadado. Se você estiver enviando um e-mail de agradecimento, considere incluir fotos do evento.
- Reúna e documente o feedback das pessoas envolvidas em seu evento para ajudar a planejar o próximo.
- Não perca o contato com os voluntários e participantes. Envie atualizações ocasionais sobre sua causa ou organização sem fins lucrativos por e-mail ou correspondência.
Munido dessas dicas, você pode levar sua equipe ao sucesso. Reunir a equipe certa com o plano certo resultará em um evento memorável. Em sua marca, prepare-se, vá!
Sara Kendall é escritora freelance e mãe de duas filhas.
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